被害はすぐに保険会社に連絡すべきです。(でした。)
不動産屋の書類が2023年だと受け付けてもらえるか微妙なところではないでしょうか。
ダメなら再度日付を変えて再作成してもらえるように頼みましょう。
修復のタイミングは、そもそも保険会社が決めます。
水漏れ系は、乾かす期間があるので、どのみちすぐの修復にはなりません。
保険会社が被害状況や、上階のテラス修復等を確認して進めるはずです。

またテラスの防水が問題の場合、上階の持ち主の責任ではなく建物共用部分にあたる可能性が高く、
そうするとその修復は建物の保険、費用も全所有者、工事は管理組合や管理会社が動く事案となり、しつこく催促しないと進まない事は多いかと。

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通常、保険会社への申告は被害が発生してから５日以内となっています。
５日以内が無理でも早ければ早いほどいいはずですが。

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